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Guide pratique du propriétaire bailleur : quels documents avoir ?

Dernière mise à jour : 12 juin 2023



En tant que propriétaire bailleur, un certain nombre de responsabilités vous incombent. Mise en place de bail, choix des locataires, entretien de votre immeuble de rapport, déclaration de revenus… autant de missions qui composent désormais votre quotidien. Si le temps permet d’obtenir une certaine habitude quant à la gestion de votre bien et de ses occupants, il n’en reste pas moins essentiel de consulter régulièrement les nouveautés et changements liés à la gestion locative en France.


Afin de vous accompagner pas à pas dans vos missions de gérant d’un immeuble locatif, voici un petit guide pratique du propriétaire bailleur qui regroupe tout ce qu’il faut savoir sur la gestion locative, de la mise en place du bail à la gestion des arrivées et des départs des occupants.


Pour en savoir plus consultez notre article Gestion d’immeubles locatifs



Le bon bail pour le bon bien à louer


L’un des éléments les plus importants dans la vie d’un propriétaire bailleur n’est autre que le bail. Ce document, qui lie légalement le propriétaire des lieux à son occupant, permet d’officialiser les termes de la location, dont le montant du loyer, la répartition des charges, les engagements respectifs, etc. Plus encore, en fonction de la nature du bien, et du type de location, un bail adapté doit être mis en place, qui varie en fonction de nombreux critères.


Voici tous les baux qu’il est important de connaître en tant que propriétaire bailleur d’un immeuble de rapport.


Notons également que depuis quelques années (2015 avec la loi ALUR), tous les baux doivent être basés sur un modèle unique en fonction du bail mis en place.


Bails d’habitation


En cas de mise en location d’un bien d’habitation, différents types de baux pourront être nécessaires. Ainsi, s’il s’agit de la location d’un appartement vide pour une durée minimale de 1 an, un bail de location pour bien non meublé devra être mis en place. Ce bail pourra également convenir pour une colocation d’un bien non meublé.

Dans le cas de la location d’un bien meublé, un bail adapté devra être mis en place. Ce bail diffère dans son contenu par une description précise des éléments fournis par le propriétaire.

Si la location du bien est prévue pour une période courte (moins de 1 an), il sera possible de prévoir la mise en place d’un bail mobilité, mis en place depuis la loi ELAN. Ce bail s’adresse tout particulièrement aux étudiants et jeunes actifs, ou bien aux personnes missionnées dans une région pour suivre une formation professionnelle.


Bails spécifiques


En tant que propriétaire bailleur d’un immeuble de rapport, il est fréquent de disposer d’autres types de biens qui pourront être proposés à la location. Pour ces biens en particulier, les baux cités précédemment ne seront pas adaptés. Il convient ainsi de proposer un bail correspondant aux biens mis en location.


Le premier type de bien qui pourra entrer dans la catégorie des lots spécifiques n’est autre que les biens à vocation professionnelle. En fonction de la nature de l’activité de l’occupant, il conviendra d’opter soit pour un bail professionnel, soit pour un bail commercial. Ces baux sont généralement convenus pour une durée de 9 années, avec révision possible des loyers chaque 3 ans.


Les baux cités précédemment ne sont pas les seuls existants concernant les biens à vocation professionnelle. En effet, il sera possible de mettre en place un contrat de bail pour une durée inférieure à 3 ans : le bail dérogatoire. Dans le cas où l’occupant désire prolonger sa location, le bail sera automatiquement transformé en bail commercial classique.

Autre scénario : la mise en location pour correspondre à l’activité spécifique d’une région liée aux saisons. Dans ce cas, c’est un bail saisonnier qu’il faudra mettre en place.

Le second type de bien qui pourra être mis en location par le bailleur d’un immeuble de rapport concerne l’ensemble des biens dits annexes, comme un garage, une place de parking ou un box. Pour ces biens en particulier, un bail spécifique doit être co-signé.


La gestion des locataires au jour le jour


Si les baux forment la pierre angulaire d’une location, ils ne sont pour autant pas les seuls documents qu’il faudra remplir au moment de l’arrivée (ou du départ) d’un occupant. En effet, le célèbre état des lieux devra être réalisé, en présence du bailleur et du locataire (ou de leurs représentants). Cet état des lieux permettra ainsi de protéger l’une et l’autre des parties engagées en cas de dégradation, afin de faire jouer le remboursement ou non par la caution, qu’il s’agisse d’un bien meublé, non meublé, ou à vocation professionnelle.


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